Réunions et événements : comment faire des économies

D'après le livre blanc réalisé par Carlson Wagonlit Travel, les entreprises peuvent réaliser une économie de 10 à 25%, en trois ans, sur l'organisation de réunions et d'événements, à condition toutefois de mettre en oeuvre les meilleures pratiques.

Après avoir consulté 222 prescripteurs de réunions, 2360 participants et 40 prestataires de services, dans 15 pays, il ressort trois points clés pour faire des économies :

• établir une politique et un respect des règles,
• définir des achats négociés
• et optimiser des processus.

Quand on sait que seule la moitié des organisateurs sont capables d'estimer leurs dépenses liées aux réunions (2,3% du chiffre d'affaires de l'entreprise ou entre 35 et 60% du budget voyages), il reste encore beaucoup à faire pour rationaliser l'activité.

Carlson a défini huit mesures pour optimiser la gestion des réunions, qu'elles soient pour 10 ou plus de 250 personnes. La centralisation des données paraît une priorité.

Concevoir une stratégie est nécessaire également, avec des conditions contractuelles standard et un calendrier précis. Il ressort de l'enquête par exemple que 40% des entreprises interrogées ont dû payer des pénalit! és après avoir annulé leur réunion.

La sélection des fournisseurs est aussi l'une des clés pour faire baisser les prix, tout comme dans le voyage d'affaires traditionnel.

Enfin, l'inscription des participants en ligne, le règlement des fournisseurs avec une carte d'entreprise, et l'utilisation d'un indicateur de performance, sont autant de moyens pour suivre au plus près le budget.